Wat is een eeuwigdurend voorraadsysteem?
Door:Aaron Rubin, oprichter en CEO van ShipHero
Fysieke voorraadtellingen zijn een extreem tijdsverlies. Werknemers moeten rondlopen en voorraadniveaus handmatig tellen om de voorraadrecords dubbel te controleren. Deze fysieke tellingen zijn niet alleen een tijdrovende manier om de voorraad bij te houden, maar ze kunnen ook onnauwkeurig zijn als gevolg van menselijke fouten.
Periodieke inventarisatiesystemen die gebruik maken van dit handmatige voorraadbeheersysteem worden langzaam uitgefaseerd om plaats te maken voor meer up-to-date processen die minder foutgevoelig zijn. Moderne voorraadsystemen besparen werknemers tijd, zodat ze geen items in opslagbakken hoeven te tellen als ze belangrijker werk te doen hebben.
Een systeem dat aan populariteit heeft gewonnen naarmate de technologie vorderde, wordt eeuwigdurende inventarisboekhouding genoemd. Perpetual systems zijn door technologie gedreven oplossingen waarmee uw verschillende softwareplatforms informatie met elkaar kunnen delen. Bedrijven die profiteren van dit nieuwe, onderling verbonden systeem, kunnen profiteren van zaken als real-time gegevens, integratie van verkooppunten (POS), nauwkeurigere voorraadsaldi en aanzienlijke tijdsbesparingen voor werknemers.
Permanente voorraadsystemen werken door inventaris rechtstreeks bij te houden via uw verkooppuntsoftware en voorraadbeheersoftware. Door gebruik te maken van zaken als streepjescodescanners en transactiegegevens, volgt het systeem automatisch voorraad en voorraaditems wanneer ze in het magazijn worden gekocht of verkocht. U kunt nog steeds voorraadtellingen bijhouden, maar alleen om rekening te houden met mogelijke schade aan inventaris of diefstal, niet om uw hele inventarissysteem te volgen.
Voordelen van een eeuwigdurend voorraadsysteem
Er zijn een handvol uitstekende voordelen aan een eeuwigdurend systeem. Vanwege het automatische karakter wordt uw COGS-account (Cost of Goods Sold) onmiddellijk bijgewerkt zodra de goederen worden verkocht of verworven. Door middel van real-time database-updates kunnen crediteuren en debiteuren onmiddellijk en nauwkeurig voorraad- en verkoopgegevens rapporteren en analyseren. Eeuwigdurende systemen laten ook een papieren spoor achter voor alle ontvangen zendingen en aankopen, wat helpt bij audits en fraudepreventie.
Handmatig tellen van inventarisnummers wordt niet in dezelfde mate gebruikt in eeuwigdurende systemen als andere systemen. Het implementeren van een eeuwigdurend verkoopsysteem dat automatisch voorraadgegevens naar een centrale database stuurt, bespaart uw werknemers tijd en uw bedrijf geld. Automatische systemen elimineren ook menselijke fouten, waardoor u geld bespaart op slecht beheerde en verkeerd getelde voorraad.
Nadelen van een eeuwigdurend voorraadsysteem
De toegangsdrempel voor eeuwigdurende inventarisatiesystemen zijn hun initiële kosten. De aanschaf van alle benodigde items, zoals de software voor eeuwigdurende inventarisatie, RFID- of barcodescanners en andere aanvullende hardware, heeft hoge gemiddelde kosten voor bedrijven.
Kosten voor training zijn ook een overweging bij het overwegen van de initiële investering in een nieuw eeuwigdurend systeem. Hoewel u de initiële kosten kunt terugverdienen in de vorm van loonbesparingen en besparingen op voorraadbeheer, kan de initiële investering nog steeds te hoog zijn om te rechtvaardigen, afhankelijk van uw voorraadomzet en voorraad.
Wat is de FIFO-methode voor eeuwigdurende inventarisatie?
First-in, first-out (FIFO)-processen werken alsof het eerste item dat u ontvangt, het eerste item is dat wordt verkocht. Bij eeuwigdurende FIFO-methoden worden de FIFO-standaarden binnen de software aangenomen, wat aangeeft dat de meest recente kosten van gekochte goederen als eerste worden afgetrokken van de omzet. Eeuwigdurende FIFO is zeer gebruikelijk en weerspiegelt vaak de juiste goederenstroom door een bedrijf.
Wat is de LIFO-methode voor eeuwigdurende inventarisatie?
Last-in, first-out (LIFO)-processen gaan ervan uit dat de laatste eenheid die u ontvangt, de eerste eenheid is die u verkoopt. In tegenstelling tot de FIFO-methode, zijn de laatste kosten van goederen wat u in rekening brengt van de inkomsten van uw bedrijf. Vaak wordt deze methode gebruikt voor specifieke boekhoudkundige doeleinden, zoals belastingvoordelen.
Waarin verschilt een eeuwigdurend inventarisatiesysteem van een periodiek systeem?
In tegenstelling tot de automatisch aangedreven eeuwigdurende systemen, vertrouwen periodieke systemen op incidentele fysieke voorraadtellingen om de voorraad en COGS bij te houden. Periodieke systemen vereisen aanzienlijk meer handmatige betrokkenheid bij voorraadbeheer en gegevensupdates. Er zijn een paar belangrijke voordelen waarmee u rekening moet houden bij automatische eeuwigdurende systemen:
Blijf op de hoogte van gegevens in realtime
Eeuwigdurende systemen gebruiken technologie om inventarisgegevens onmiddellijk bij te werken wanneer items worden verkocht en overgedragen. Onmiddellijke voorraadupdates betekenen dat uw teams op elk moment up-to-date analyses kunnen uitvoeren terwijl ze erop kunnen vertrouwen dat hun inventarisnummers bijna accuraat zijn. Realtime updates stellen uw team ook in staat om consistentere, nauwkeurigere rapportages te maken om de product- en verkoopprestaties in de gaten te houden.
Laat een papieren spoor achter
Door alle voorraadbewegingen via digitale software te volgen, laat u een betrouwbaar spoor van gegevens achter. Papiersporen zorgen voor eenvoudigere controlenaleving, fraudedetectie en nauwkeurigere inzichten. Tracking kan u ook helpen een algemeen beeld van uw toeleveringsketen te krijgen, zodat u gebieden kunt vinden waarop u uw praktijken kunt verbeteren.
Lagere kosten voor voorraadbeheer
Eeuwigdurende systemen zijn vooraf een aanzienlijke investering; ze zullen in de loop van de tijd echter leiden tot lagere voorraadbeheerkosten. Handmatige systemen zoals inventarisatie zijn beduidend minder vaak of helemaal niet nodig. Realtime analyse betekent dat u ook zaken als het vasthouden van kosten kunt voorkomen, waardoor u geld bespaart.
Onderzoek eenvoudig voorraadverschillen
Omdat eeuwigdurende systemen voortdurend worden bijgewerkt, kunt u sneller verschillen in voorraadgegevens zien. U kunt zaken als diefstal, beschadigde goederen en fraude detecteren door ontbrekende voorraad en inventaris. Door voorraadverschillen sneller op te sporen, kunt u inzicht krijgen in problemen die veel groter kunnen worden als ze niet worden afgehandeld, zoals problemen met de beveiliging van winkels.
Maak gebruik van vraagprognoses om uw bedrijf te laten groeien
Door nauwkeurige en actuele voorraadinformatie bij te houden, kunt u de vraag voorspellen. Door middel van betrouwbare analyses en historisch bijgehouden voorraadgegevens kunt u trends in uw vraag detecteren en dienovereenkomstig uw aankooppraktijken aanpassen. Voorkomen dat uw voorraad opraakt tijdens seizoenen met veel vraag, zoals de feestdagen, kan de winst van uw bedrijf aanzienlijk ten goede komen.
Wanneer gebruik je een eeuwigdurend inventarisatiesysteem?
Niet alle bedrijven hebben een volwaardig permanent voorraadsysteem nodig, vooral als ze kleine hoeveelheden voorraad hebben met weinig variatie. Er zijn specifieke plaatsen waar eeuwigdurende voorraadsystemen goed uitblinken, waaronder bedrijven met een hoge voorraadomzet of snelgroeiende bedrijven.
Uw bedrijf groeit snel
Wanneer uw bedrijf zeer snel groeit, kan het implementeren van een permanent voorraadsysteem u helpen uw nieuwe en groeiende voorraad bij te houden. Door een eeuwigdurend systeem te implementeren terwijl de zaken voor uw bedrijf beginnen te groeien, kunt u een papieren spoor bijhouden om de voortdurende groei bij te houden en te projecteren. Als u besluit om eerder vroeger dan later een eeuwigdurend systeem aan uw bedrijf toe te voegen, kunt u ook toekomstige training- en rollover-kosten besparen.
Je hebt tientallen SKU's
Tientallen en tientallen SKU's zijn moeilijk te volgen, vooral als je ze handmatig moet doorlopen en correct moet noteren. Meer SKU's betekenen meer kans op menselijke fouten en meer uren om voorraadgegevens bij te houden. Eeuwigdurende systemen worstelen niet, ongeacht het aantal SKU's dat u heeft, waardoor ze een geweldige optie zijn als u een grote voorraadvariëteit heeft. Supermarkten gebruiken bijvoorbeeld bijna altijd eeuwigdurende systemen om al hun verschillende producten te volgen.
De omloopsnelheid van de voorraad is hoog
Trage, handmatige tellingen zijn vaak niet voldoende voor analyse en tracking wanneer uw bedrijf een uitzonderlijk hoge voorraadomzet heeft. Het is moeilijker om trends en vraag te volgen wanneer uw voorraad snel beweegt, dus een real-time systeem is cruciaal voor nauwkeurige gegevensverzameling.
Wanneer de voorraad in uw bedrijf snel omslaat, kan dit ook leiden tot voorraadverlies. Een eeuwigdurend systeem helpt bij het nauwkeurig bijhouden van gegevens en voorkomt zaken als diefstal.
Formules in eeuwigdurende inventaris
Er zijn een paar cruciale formules die worden gebruikt in systemen voor eeuwigdurende inventarisatie. Kosten van verkochte goederen (COGS) en brutowinstformules helpen uw gegevens te begrijpen en geven uw bedrijfsgegevens voor toekomstige zakelijke beslissingen.
De kosten van verkochte goederen (COGS)
U kunt eerst de kosten van verkochte goederen (COGS) berekenen door uw beginaankopen en inventaris toe te voegen, wat de kosten zijn van goederen die voor verkoop beschikbaar zijn. Vervolgens vindt u de eindinventaris en trekt u die af van uw beginnummers. Deze cijfers worden eenvoudig en automatisch bijgehouden in een doorlopende inventaris, wat betekent dat u een voortdurend bijgewerkt COGS-rapport kunt ophalen.
Beginvoorraad + aankopen - Eindvoorraad = COGS
Brutowinst
De brutowinst is uw werkelijke winst na aftrek van hoeveel uw bedrijfskosten u gedurende een periode hebben gekost. Om dit aantal te vinden, hoeft u alleen uw COGS af te trekken van uw totale inkomsten.
Omzet - COGS = brutowinst
Conclusie
Systemen voor permanente inventarisatie kunnen een investering zijn om te implementeren, maar ze hebben veel sterke punten ten opzichte van periodieke systemen. Hoewel systemen voor periodieke inventarisatie geschikt kunnen zijn voor bedrijven met een lagere omzet of minder productvariëteit, kunnen systemen voor permanente inventarisatie aanzienlijke voordelen bieden aan bedrijven die veel verkopen of een breder assortiment productlijnen hebben.
Handmatige tracking die wordt gebruikt in periodesystemen kost tijd en is vatbaar voor menselijke fouten. Permanente systemen houden uw inventarisgegevens in realtime bij, waardoor uw team snellere rapporten en nauwkeurigere analyses kan maken en tijd kan besparen bij handmatige tellingen door gebruik te maken van technologie. Hoewel de initiële investering misschien ontmoedigend lijkt, maken de langetermijnwinsten van bespaard geld op gebieden zoals voorraadbeheer, eeuwigdurende systemen tot een uitstekende zet voor veel groeiende bedrijven.
Plan vandaag nog een vergadering met onze experts om meer te weten te komen over onze WMS-software die is gebouwd voor e-commercemerken en 3PL's die hun beste magazijn willen runnen en hoe ShipHero werkt om ervoor te zorgen dat organisaties investeren in de oplossingen die aansluiten bij hun behoeften, om de productiviteit, omzet en succes.
KlikHIERom vandaag een vergadering te plannen
Aaron Rubin, oprichter en CEO
ShipHero
Over de auteur: Aaron Rubin is de oprichter en CEO van ShipHero. Hij is verantwoordelijk voor het plannen en uitvoeren van de algemene visie en strategie van de organisatie. De grootste troeven van Rubin zijn leiderschap, verandermanagement, strategische planning en een passie voor vooruitgang. Hij staat bekend om zijn vinger aan de pols van de belangrijkste initiatieven van ShipHero, zijn ondernemersgeest en scherp zakelijk inzicht. Zijn leiderschap van ShipHero is gebaseerd op het bieden van uitstekende klantenservice die een verbeterde bedrijfsvoering stimuleert. Zijn passie voor ShipHero komt voort uit de cultuur en zijn vermogen om impact te hebben op het leven van werknemers, klanten, partners en investeerders.